Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

1. Rekisterinpitäjä

Kurikan Hyväkone Oy

Teräskatu 2

61300 KURIKKA

myynti@hyvakone.com

Puh. 044 534 5660

2. Yleistä

Tässä selosteessa kerrotaan, miten Kurikan Hyväkone Oy (jäljempänä ”Rekisterinpitäjä”) kerää ja käsittelee asiakkaittensa henkilötietoja.

3. Henkilötietojen käyttötarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:

• asiakassuhteen hoitaminen
• tilausten käsittely
• laskutus sekä maksujen valvonta ja perintä
• markkinointi

Asiakassuhteen hoitamiseen, tilausten käsittelyyn sekä laskutukseen ja maksujen valvontaan ja perintään liittyvän henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on yksityisasiakkaiden osalta sopimuksen täytäntöönpano ja yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden osalta Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (liiketoiminnan harjoittaminen ja edistäminen).

Markkinointitoimenpiteisiin liittyvän henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on rekisteröidyn antama suostumus tai Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (liiketoiminnan harjoittaminen ja edistäminen).

Kirjanpitoaineistoon sisältyviä tietoja käsitellään myös Rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden (kirjanpitolaki, 1336/1997) noudattamiseksi.

Henkilötietojen antaminen ei ole lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus. Tiettyjen henkilötietojen antaminen on kuitenkin edellytys Rekisterinpitäjän ja tämän asiakkaan välisen sopimuksen tekemiseksi sekä Rekisterinpitäjän palveluiden tarjoamiseksi.

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

Yhteystiedot

• henkilön nimi
• yrityksen nimi
• y-tunnus
• osoite
• sähköposti
• puhelinnumero

Asiakastiedot

• tiedot ostetuista tuotteista / palveluista

Henkilötiedot saadaan pääasiallisesti rekisteröidyltä itseltään tai tämän edustamalta organisaatiolta asioinnin yhteydessä.

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen myynti@hyvakone.com.

Rekisterinpitäjä ilmoittaa rekisteröidylle pyynnön nojalla toteutetuista toimenpiteistä lähtökohtaisesti kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Rekisteröidylle ilmoitetaan myös, mikäli Rekisterinpitäjä ei jostain syystä tule toteuttamaan rekisteröidyn pyyntöä.

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

Rekisterinpitäjä voi rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseksi joutua pyytämään rekisteröidyltä lisätietoja, jotta voi tunnistaa rekisteröidyn riittävällä tavalla.

Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi pyytää Rekisterinpitäjältä tiedon siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröity voi pyytää Rekisterinpitäjältä tietoa hänestä kerätyistä henkilötiedoista ja päästä niihin käsiksi.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli käsittely perustuu Rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Tällöin Rekisterinpitäjä ei enää saa käsitellä kyseisiä henkilötietoja, ellei Rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn oikeudet.

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista esimerkiksi, jos tietojen käsittely ei enää ole tarpeen niihin käsittelytarkoituksiin, joita varten ne on kerätty. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että Rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen velvoite tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoaineistoon sisältyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista. 

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskevien henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. sopimuksen täytäntöönpanoon, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen milloin tahansa.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme henkilötietojen käsittelyä tietyissä tietosuojalainsäädännössä määritellyissä tilanteissa, kuten silloin, jos rekisteröity on kiistänyt henkilötietojensa paikkansapitävyyden, jolloin rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröity voi tietyin tietosuojalainsäädännössä määritellyin edellytyksin pyytää Rekisterinpitäjää toimittamaan rekisteröidylle sellaiset tätä koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on Rekisterinpitäjälle toimittanut, ja siirtää nämä toiselle rekisterinpitäjälle.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:  www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisterinpitäjä luovuttaa henkilötietoja sellaisille käyttämilleen ulkopuolisille palveluntarjoajille eli henkilötietojen käsittelijöille, jotka käsittelevät henkilötietoja Rekisterinpitäjän lukuun Rekisterinpitäjän antaman ohjeistuksen mukaisesti. Tällaisia henkilötietojen käsittelijöitä ovat esimerkiksi kirjanpitäjä sekä Rekisterinpitäjän käyttämien ohjelmistojen palveluntarjoajat. Rekisterinpitäjä takaa sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoinkin asianmukaisesti. Henkilötietojen käsittelijöillä ei ole oikeutta käyttää henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa.

7. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Jotkin Rekisterinpitäjän käyttämät henkilötietojen käsittelijät tai näiden alikäsittelijät ovat sijoittautuneet EU:n ja ETA:n ulkopuolelle. Tällöin Rekisterinpitäjä varmistaa henkilötietojesi suojan tason esimerkiksi edellyttämällä, että Euroopan komission vakiolausekkeet otetaan osaksi Rekisterinpitäjän ja kyseisen henkilötietojen käsittelijän välistä sopimusta, tai yhdysvaltalaisten henkilötietojen käsittelijöiden osalta varmistamalla, että kyseinen käsittelijä on sitoutunut EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen Data Privacy Framework -tietosuojakehykseen.

8. Henkilötietojen säilyttämisaika

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa. Mikäli Rekisterinpitäjän tietoon tulee esimerkiksi yritysasiakkaiden yhteyshenkilöihin liittyviä muutoksia, päivitetään tiedot asianmukaisesti.

Varaosahuollon mahdollistamiseksi tietoja ostetuista tuotteista säilytetään vähintään kymmenen (10) vuotta asiakkuuden päättymisen jälkeen.

Lisäksi kirjanpitolain mukaisten velvoitteiden täyttämiseksi kirjanpitoaineistoon sisältyviä henkilötietoja säilytetään kymmenen (10) vuotta sen tilikauden päättymisestä, jota kirjanpitoaineisto koskee.